Gubienie dokumentów, brak należytej ochrony zawartych w nich informacji, zapominanie o terminach płatności oraz stosy papierów zalegających na biurkach pracowników to tylko niektóre z problemów, na które codziennie uskarżają się firmy korzystające z dokumentacji papierowej i tradycyjnego obiegu dokumentów. Odpowiedzią na ich potrzeby oraz najlepszym sposobem na wyeliminowanie raz na zawsze wszystkich tych niedogodności jest elektroniczny obieg dokumentów – rozwiązanie, po które z powodzeniem sięga coraz więcej polskich firm i organizacji.
Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?
Aby wyjaśnić, czym jest elektroniczny obieg dokumentów, warto powiedzieć o tradycyjnym modelu zarządzania dokumentacją w postaci papierowej, z którego jeszcze kilkanaście lat temu korzystały praktycznie wszystkie firmy i organizacje. Tradycyjny obieg dokumentów opiera się o dokumentację papierową, która jest tworzona, gromadzona oraz udostępniana w postaci analogowej. Z takim rozwiązaniem wiąże się szereg wad i problemów, spośród których warto wymienić w szczególności duże ryzyko zgubienia, zniszczenia lub pominięcia dokumentów, brak należytej ochrony danych osobowych oraz informacji w nich zawartych, wysokie koszty utrzymania fizycznego archiwum oraz czasochłonność zarządzania i poruszania się po bieżących oraz archiwalnych zasobach dokumentacji. Tradycyjny obieg dokumentów jest nieodłącznie związany także z zaleganiem na biurkach pracowników stosów dokumentacji oraz chaosem związanym z właściwym zarządzaniem nią.
Elektroniczny obieg dokumentów funkcjonuje z kolei w oparciu o dokumentację w postaci cyfrowej (elektronicznej), procesowanej w zdigitalizowany – a coraz częściej również zautomatyzowany – sposób. Za jego pomocą możliwe jest wyeliminowanie większości, najistotniejszych problemów, którymi obarczone były firmy korzystające z dokumentów papierowych i tradycyjnej formy zarządzania nimi. Ich przekształcenie do postaci elektronicznej pozwala raz na zawsze usunąć z biura stosy papierów, z powodzeniem realizować koncepcję tzw. biura bez papieru (z ang. paperless office), zmniejszyć wydatki na zakup materiałów papierniczych, utrzymanie infrastruktury drukarskiej oraz wynagrodzenia pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie archiwum, zapewnić poufnym, wrażliwym danym odpowiedni poziom ochrony oraz ułatwić codzienną pracę z dokumentacją. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia także znaczące oszczędności czasowe oraz usprawnia funkcjonowanie przedsiębiorstwa, pozwalając mu skoncentrować się na tym, co najistotniejsze, czyli budowaniu i utrzymywaniu przewagi konkurencyjnej oraz sprawnej i efektywnej realizacji celów biznesowych.
System zarządzania dokumentami w elektronicznym obiegu dokumentów
Praktyczna realizacja elektronicznego obiegu dokumentów odbywa się przy udziale nowoczesnych systemów zarządzania dokumentacją (z ang. Document Management System, DMS), które pozwalają na szybkie, sprawne oraz wydajne zarządzanie dokumentami w postaci elektronicznej oraz ich obiegiem. Zaawansowane systemy zarządzania dokumentami pozwalają również na zautomatyzowanie przepływu zadań i informacji z nimi związanych (tzw. workflow dokumentów). Dzięki temu pracownicy realizujący procesy biznesowe nie muszą już każdorazowo zastanawiać się, co należy zrobić z danym dokumentem oraz do kogo go skierować. System prowadzi ich bowiem „za rękę” i na podstawie ściśle ustalonych odgórnie scenariuszy, procedur oraz reguł znacząco ułatwia sprawne i szybkie wykonywanie zadań, dbając przy tym o ich prawidłową i wysokiej jakości realizację. Systemy EOD minimalizują bowiem znacząco ryzyko tzw. błędów ludzkich i przeoczeń, tak typowych i prawdopodobnych przy często monotonnych, powtarzalnych i prostych czynnościach związanych z pracą z dokumentami.
Stale rosnąca popularność elektronicznego obiegu dokumentów oraz coraz większa świadomość korzyści płynących z jego wdrożenia wśród przedsiębiorców sprawiła, że na rynku rozwiązań IT dla biznesu dostępnych jest aktualnie wiele, zróżnicowanych pod względem funkcjonalności systemów do zarządzania dokumentacją. Firmy i organizacje poszukujące idealnego dla siebie rozwiązania najczęściej biorą pod uwagę gotowe rozwiązania pudełkowe, systemy pisane na zlecenie od zera przez programistów oraz coraz popularniejsze platformy low-code.
Wysokofunkcjonalne i innowacyjne platformy niskokodowe w roli systemów DMS
Wartym polecenia dla zdecydowanej większości firm rozwiązaniem, z którym warto zapoznać się bliżej, są platformy low-code, które pozwalają na szybkie tworzenie idealnie skrojonych na miarę każdego biznesu, wysokofunkcjonalnych i ustandaryzowanych tzw. aplikacji biznesowych. Dostarczane w ten sposób użytkownikom biznesowym narzędzia IT, umożliwiają i usprawniają im znacznie więcej niż realizację zadań związanych z obiegiem dokumentów.
Platformy niskokodowe są łatwe i intuicyjne w obsłudze, a korzystanie z ich pełnej funkcjonalności i budowanie kompletnych rozwiązań dla biznesu nie wymaga znajomości języków programowania ani zatrudniania wyspecjalizowanych programistów, uniezależniając firmy od konkretnych zespołów deweloperskich. W przeciwieństwie do tzw. rozwiązań pudełkowych, za pomocą platform low-code można tworzyć całkowicie scustomizowane, idealnie dopasowane do potrzeb oraz scenariuszy biznesowych aplikacje – metodą drag&drop, w przyjaznym interfejsie graficznym. Platformy low-code (w odróżnieniu od typowych narzędzi no-code przeznaczonych dla tzw. Citizen Developers) pozwalają na użycie elementów kodu tam, gdzie jest to bardziej uzasadnione technologicznie lub ekonomicznie, co ma ogromne znaczenie przy bardziej skomplikowanych procesach lub zaawansowanych integracjach.
Najlepsze dostępne na rynku rozwiązania tego typu, oprócz kluczowych funkcji systemu DMS, pozwalają również na kompleksową digitalizację i automatyzację procesów biznesowym (BPM – z ang. Business Process Management) oraz tworzenie aplikacji biznesowych obsługujących dowolny scenariusz biznesowy. Najwyższej klasy platformy niskokodowe oferują ponadto sprawne zarządzanie zmianą oraz możliwość wprowadzania potrzebnych, bieżących modyfikacji na dowolnym etapie życia aplikacji, w tym także już po jej wdrożeniu produkcyjnym.
About The Author
