ARTYKUŁ SPONSOROWANY

W każdej firmie – bez względu na profil działalności czy jej wielkość – realizowane są procesy, które pozwalają jej osiągać założone cele i współpracować z klientami oraz partnerami biznesowymi. Aby jednak było to możliwe, konieczne jest dopełnienie pewnych kwestii formalnych – te zaś nierozerwalnie wiążą się ze stosami dokumentów, które krążą w firmie. Co można zrobić, aby usprawnić obieg dokumentów?

Sprawny obieg dokumentów w firmie – dlaczego jest tak ważny?

Jeśli obieg dokumentów w firmie przebiega w sposób sprawny i przemyślany, wówczas przedsiębiorca może zaoszczędzić nie tylko swój cenny czas, ale często także pieniądze. Szybki i bezbłędny obieg kluczowej dokumentacji, pozwala również uniknąć niepotrzebnego stresu, chaosu oraz ewentualnych opóźnień. Co jednak zrobić, gdy do firmy napływa duża liczba zamówień i co chwilę pojawiają się nowe faktury oraz dokumenty, które w przestarzałej, papierowej formie zaczynają piętrzyć się na półkach? Na tym etapie, warto zastanowić się nad zmianą dotychczasowych nawyków i przejściem na elektroniczny obieg dokumentów.

Tradycyjny czy elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

Natłok faktur, umów i innych dokumentów firmowych często prowadzi do tego, że właściciele małych oraz średnich firm borykają się z problemami z realizacją różnego rodzaju zadań. Aby tego uniknąć, warto skorzystać z nowoczesnych sposobów na usprawnienie obiegu dokumentów. Wciąż jednak, wielu przedsiębiorców zarządza nim w sposób tradycyjny, korzystając przy tym z dokumentacji w formie papierowej oraz tradycyjnych metod jej przekazywania, segregowania, numerowania, opisywania, przechowywania i archiwizowania. Warto jednak to zmienić i postawić na w pełni zdigitalizowaną formę dokumentacji.

Kluczowe zalety elektronicznego obiegu dokumentów

Za sprawą elektronicznego obiegu dokumentów, można w prosty sposób wyeliminować wiele zbędnych procedur, które w tradycyjnych i przestarzałych już formach są czasochłonne i wprowadzają niepotrzebny chaos. Do najważniejszych zalet elektronicznego obiegu dokumentów, należą m.in.: zmniejszenie kosztów operacyjnych, zoptymalizowanie przepływu informacji, usprawnienie pracy w firmie, a także możliwość monitorowania procesów na każdym etapie i w dowolnie wybranym miejscu. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala także zminimalizować ryzyko ich zaginięcia czy dostania się w niepowołane ręce.

Wygodne zarządzanie dokumentacją na odległość

Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów w firmie, nie trzeba martwić się już o to, że prezes czy inna osoba decyzyjna wyjechała i nie ma kto podpisać np. ważnej umowy czy aneksu. To także świetny sposób, by kilka osób nawet w tym samym czasie mogło zapoznać się z treścią kluczowych pism, nanieść swoje poprawki i zaakceptować dokument.

Jeśli zwłaszcza teraz – w czasie pandemii zależy Ci na tym, by usprawnić, uprościć i wygodnie zarządzać dokumentacją w firmie, skorzystaj z możliwości, jakie daje platforma Autenti (https://autenti.com/platforma-autenti/). Oprócz zdalnego podpisywania umów czy innych pism, platforma umożliwia cyfrowy i w znacznym stopniu zautomatyzowany obieg dokumentów w firmie. Dzięki niej, różnego rodzaju formalności zabierają dużo mniej czasu i wysiłku. Co więcej, elektronicznym obiegiem dokumentów można zarządzać wygodnie – ze swojego domu czy nawet na wakacjach. Nie ma bowiem konieczności, by jechać do biura w celu podpisywania pism, nanoszenia istotnych zmian czy zatwierdzania dokumentów. Aby to zrobić, wystarczy skorzystać np. z laptopa z dostępem do internetu.

Oszczędność czasu i pieniędzy

Digitalizacja dokumentów to dla przedsiębiorców także realna oszczędność czasu i pieniędzy – nie ma potrzeby drukowania umów czy aneksów oraz archiwizowania ich w takiej formie, w jakiej było to praktykowane jeszcze jakiś czas temu. Możesz też zapomnieć o częstych wizytach na poczcie czy korzystaniu z usług kurierów, którzy przekazywali dokumentację między Twoją firmą a klientami i kontrahentami. Po wygenerowaniu dokumentów w wersji elektronicznej, wystarczy już tylko przesłać je do odbiorcy, który nawet tego samego dnia może podpisać je (wykorzystując podpis elektroniczny) i odesłać.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – zaoszczędź na archiwizacji

Kluczową zaletą elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, jest także oszczędność związana z archiwizacją. Zapomnij o stosach pism, piętrzących się w segregatorach. Wykorzystując platformę Autenti, możesz wszystkie dokumenty przechowywać na specjalnym, szyfrowanym dysku w chmurze. Dzięki temu nie tylko oszczędzasz środowisko (nie musisz nic drukować), ale zyskujesz dostęp do dokumentacji wtedy, kiedy tego potrzebujesz.

 

About The Author

Przypisane do kategorii: Biznes