Zmiany, które następują wskutek upowszechniania się nowych technologii, dotyczą już każdej dziedziny życia. Jesteśmy obecnie w momencie, kiedy cyfryzacja firmy może decydować o jej dalszej obecności na rynku. Jakie procesy powinna więc objąć digitalizacja oraz w jaki sposób wdrożyć nowe technologie, by jak najbardziej zoptymalizować funkcjonowanie przedsiębiorstwa?
Co oznacza pojęcie cyfryzacja?
W ciągu kilku ostatnich lat pojęcie, jakim jest cyfryzacja, znacznie zyskało na popularności. Dzisiaj praktycznie każdy już intuicyjnie wyczuwa, z czym jest ono związane, warto jednak dokładnie zrozumieć jego znaczenie. Cyfryzacja jest więc optymalizacją konkretnego procesu za pomocą technologii cyfrowych. Może więc dotyczyć ona wielu dziedzin życia, dlatego jej skutki odczuwa obecnie właściwie każdy.
Wiele osób na co dzień najbardziej zauważa cyfryzację spraw urzędowych, trzeba bowiem przyznać, że w ostatnich latach dużo zmieniło się w tej kwestii i dzisiaj wiele rzeczy można załatwić bez wychodzenia z domu. Rozwiązania takie jak profil zaufany, e-dowód czy podpis elektroniczny znacznie ułatwiają funkcjonowanie we współczesnym świecie. Nie jest to jednak jedyny obszar, w którym w ostatnim czasie wykorzystuje się coraz więcej technologii cyfrowych. Okazuje się bowiem, że równie wiele udogodnień może przynieść cyfryzacja firmy. Zastosowanie nowoczesnych rozwiązań może ułatwić życie nie tylko pracownikom, ale również klientom, dlatego proces ten również może odczuć dziś każdy człowiek.
Co daje cyfryzacja?
Warto zastanowić się, co tak naprawdę wdrażanie nowoczesnych technologii zmienia w naszym funkcjonowaniu. Bez względu na to, czy mówimy o cyfryzacji firmy, czy też innych aspektów życia, zawsze zapewnia ona przyspieszenie wszystkich procesów. Pozwala bowiem na automatyzację zadań, przez co eliminuje konieczność ręcznego wykonywania wielu żmudnych czynności przez pracowników urzędu lub przedsiębiorstwa. Cyfryzacja zapewnia więc oszczędność czasu i wygodę.
Nie bez znaczenia jest też kwestia bezpieczeństwa. Niektóre osoby obawiają się, że dane, które znajdują się w przestrzeni cyfrowej mogą zostać zniszczone lub wykradzione. W rzeczywistości jednak cyfryzacja firmy i spraw urzędowych może znacznie poprawić bezpieczeństwo przetwarzanych informacji. Przy wszystkich procesach stosuje się zaawansowane rozwiązania, które mają na celu jak najlepszą ochronę danych. Trzeba pamiętać także o tym, że fizyczne dokumenty mogą ulec zniszczeniu podczas pożaru lub powodzi, co nie zdarzy się, kiedy będą one przechowywane cyfrowo.
Co to jest cyfryzacja przedsiębiorstwa?
Z pewnością warto zacząć od tego, że cyfryzacja firmy jest koniecznością, której nie uda się uniknąć żadnemu przedsiębiorstwu, które chce utrzymać lub poprawić swoją pozycję na rynku. Warto więc wiedzieć, z czym jest ona związana, jakie ma zalety i przede wszystkim, dlaczego jest ona niezbędna.
Co więc tak naprawdę przyniesie wdrożenie cyfrowych rozwiązań do firmy? Przede wszystkim zwiększy ono efektywność tak kluczowych procesów jak obieg dokumentów i faktur. Znacznie poprawi także zarządzenie przepływem informacji. Automatyzacja tych procesów będzie dużym ułatwieniem dla pracy całej firmy, a długoterminowo pozwoli zarówno na oszczędność czasu, jak i pieniędzy. Cyfryzacja przedsiębiorstwa pozwoli także na poprawienie obsługi klienta, skrócenie czasu opiniowania oraz podpisywania umów i optymalizację obsługi zamówień. Dodatkowo ułatwi ona także między innymi komunikację wewnętrzną i zarządzanie wiedzą w firmie.
Każdy dobrze przeprowadzony proces cyfryzacji przedsiębiorstwa powinien zaczynać się od przeanalizowania jego potrzeb. Niektóre firmy mogą mieć bardzo unikalne wymagania, przez co konieczne będzie dobranie indywidualnego planu działania. Warto jednak zastanowić się nad wdrożeniem najpopularniejszych rozwiązań, takich jak:
- elektroniczny obieg faktur i dokumentów finansowych;
- system do zarządzania umowami;
- elektroniczne zarządzanie obiegiem korespondencji;
- e-teczki pracownicze;
- elektroniczne paski płacowe.
To jednak tylko niektóre z możliwości, jakie daje cyfryzacja firmy. Wszystkie z nich zapewniają jednak bardzo duże korzyści, których nie można lekceważyć.
Czy cyfryzacja i digitalizacja to to samo?
Pojęcia takie jak digitalizacja i cyfryzacja firmy są często używane zamiennie. Stosuje się je by opisać wdrażanie cyfrowych rozwiązań w celu optymalizacji procesów obecnych w przedsiębiorstwie. Nie jest to jednak do końca prawidłowe. Digitalizacja jest bowiem tylko jednym z etapów cyfryzacji, który polega na zmianie formy zasobów z tradycyjnej na cyfrową. Przykładem takiego działania może być zeskanowanie umowy. Jest to więc bardzo ważny etap, który powinien zostać prawidłowo przeprowadzony. By móc w pełni poprawnie i jasno formułować cele, warto jednak zdawać sobie sprawę z różnic pomiędzy digitalizacją a cyfryzacją.
Jakie oprogramowanie wybrać dla firmy?
Firmy, które decydują się na wdrożenie nowych rozwiązań cyfrowych, często stawiają sobie bardzo ważne pytanie: czy lepiej jest wybrać gotową platformę, która pozwoli na cyfryzację firmy, czy zupełnie od nowa stworzyć system, który będzie w pełni dostosowany do obecnych wymagań? Odpowiedź nie zawsze jest prosta i trzeba dokładnie przeanalizować wszystkie wady i zalety każdego z rozwiązań. Wdrożenie gotowego systemu będzie zwykle znacznie tańsze, platforma specjalnie stworzona dla przedsiębiorstwa będzie jednak lepiej odpowiadać na potrzeby firmy.
Istnieją jednak narzędzia, które łączą korzyści obu tych rozwiązań. Jest nim system LOGITO, który pozwala zarówno korzystać z gotowych modułów, jak i modyfikować rozwiązania pod potrzeby konkretnej firmy. Dzieje się tak za sprawą wykorzystania BPMN i programowania low-code. Dzięki temu firmy mają możliwość spersonalizowania procesów w sposób, który idealnie dopasuje je do zasad działania przedsiębiorstwa.
Dlaczego cyfryzacja jest koniecznością?
We wcześniejszej części artykułu pojawiło się stwierdzenie, że cyfryzacja firmy jest konieczna, by przedsiębiorstwo utrzymało się na rynku. Czy na pewno jest to jednak prawda, a jeśli tak to co jest tego powodem? Świat idzie ciągle do przodu i śmiało można stwierdzić, że tempo zmian jest szybsze niż kiedykolwiek wcześniej. Wiele badań pokazuje, że ludzie stają się coraz bardziej przychylni do rozwiązań cyfrowych. Dotyczy to zarówno pracowników, którzy chcą wykonywać swoje zadania w nowoczesnym środowisku, jak i konsumentów, którym zależy na tanich i łatwo dostępnych produktach.
Nie da się ukryć, że przedsiębiorstwa, które postawią na nowoczesne technologie, będą działać wydajniej. Dzięki wielu benefitom, jakie przynosi cyfryzacja, firmy które się na nią nie zdecydują, zawsze będą po prostu krok w tyle za konkurencją. Klienci w każdej sytuacji będą bowiem woleli wybierać usługi i produkty, które można dostać taniej i szybciej.
About The Author
