Projekty bywają różne: mniej i bardziej skomplikowane, o zasięgu lokalnym lub globalnym, angażujące jedynie kilka osób lub kilka tysięcy, dotyczące produkcji lub usług, informatyczne, marketingowe, szkoleniowe, etc. Istnieje wiele różnic sprawiających, że projekty te wymagają specyficznego podejścia do zarządzania nimi, ale istnieje też wiele podobieństw, które sprawiają, że możemy do zarządzania nimi wykorzystać narzędzia dostępne w Internecie, jedynie nanosząc specyfikę danego projektu na generalny schemat realizacji projektu.
Prawie każdy projekt zaczyna się od etapu powstania pomysłu na ten projekt, następnie przychodzi czas rozpoczęcia pracy nad projektem, ściślejszego definiowania projektu i planowania zadań, po którym to etapie rozpoczynamy fizyczną realizację projektu, podczas której istotne są takie kwestie jak: proces realizacji, współpraca w zespole, kontrola realizacji. Każdy projekt kiedyś się także kończy, czyli następuje jego zamknięcie i podsumowanie.
Dostępne na rynku narzędzia wspierające zarządzanie projektami starają się pomóc użytkownikom i użytkowniczkom wpisać w ten ogólny schemat konkretne działania danego projektu i wesprzeć realizatorów i realizatorki tego projektu.
Podstawowymi narzędziami w większości produktów są narzędzia wspierające planowanie (wyznaczanie kamieni milowych, tworzenie listy zadań z podziałem na zadania szczegółowe), wykresy Gantta pomocne zarówno na etapie planowania jak i realizacji, narzędzia pomocne w zespołowej wymianie myśli (strumień aktywności, forum, chat, feed), narzędzia do zarządzania wiedzą (Wiki, dokumenty, forum), narzędzia do kontroli czasu i kontroli produktywności, narzędzia do zarządzania błędami w projektach informatycznych (zgłaszanie, śledzenie, naprawa), narzędzia do prezentacji efektów projektu.
Poniżej znajduje się zestawienie 10 narzędzi do zarządzania projektami, które mogą nam pomóc w realizacji projektów. Przy każdym z narządzi znajdziecie krótki opis możliwości narzędzia oraz linki do strony narzędzia oraz stron zawierających wsparcie przy rozpoczęciu pracy z tym narzędziem (filmiki instruktażowe, tutoriale tekstowe).
OpenProject
Adres strony internetowej OpenProject:
openproject.org
Podstawowe informacje na temat OpenProject:
Korzystanie z niego jest możliwe w wersji darmowej (community) lub płatnej (cloud lub enterprise). W wersji darmowej Open Project pomaga zarządzać zadaniami i czasem, tworzyć wykresy Gantta, ładne, kolorowe wykresy zadaniowe, tworzyć mapy rozwoju produktu, zapewnia możliwość śledzenia czasu, raportowania kosztów, tworzenia budżetu, jest przydatny w projektach programistycznych i w produkcji, gdyż wspiera zwinne metodologie (Scrum, Kanban) oraz zapewnia możliwość śledzenia błędów. OpenProject chwali się zarówno tym, że dbają o bezpieczeństwo danych jak i znaczącą społecznością rozwijającą projekt na zasadach open source. W wersji płatnej ma dodatkowe usługi np. związane z autoryzacją logowania, wsparciem przy instalacji i korzystaniu, etc.
Nauka obsługi OpenProject:
Do nauki obsługi OpenProject, możemy skorzystać z wideo zamieszczonego w ich kanale na Youtube:
https://www.youtube.com/watch?v=Fk4papnAzMw
Możemy też skorzystać z informacji zawartych w pomocy na stronie:
https://www.openproject.org/help/
MeisterTask
Adres strony internetowej MeisterTask:
www.meistertask.com
Podstawowe informacje na temat MeisterTask:
Ma wersję darmową (basic) oraz płatną (pro, business, enterprise). W wersji darmowej mamy możliwość zarządzania nielimitowanymi projektami i zadaniami (listy zadań, komentarze, śledzenie czasu), rejestracji nielimitowanej liczby realizatorów i realizatorek projektu, konfigurowalne tablice z zadaniami, możliwość integracji ze Slackiem, Google, ZenDesk, Github, załączanie plików do 20MB/plik, aplikacje mobilne. Poza podstawowymi zaletami programów do zarządzania projektami, ma szereg ułatwień w postaci skrótów klawiszowych. W wersjach płatnych zwiększają się limity wielkości plików, możliwych integracji, dodawania specyficznych praw dostępu w zależności od roli, dodatkowych raportów oraz wsparcia technicznego.
Nauka obsługi MeisterTask:
Naukę obsługi programu możemy zacząć od oglądnięcia filmiku na ich kanale w Youtube:
https://www.youtube.com/watch?v=ktrtBJhKyQw
Dodatkową pomoc znajdziemy na stronie:
https://support.meistertask.com/hc/en-us
Harvest
Adres strony internetowej Harvest:
getharvest.com
Podstawowe informacje na temat Harvest:
Posiada wersję darmową (1 osoba może za darmo prowadzić do dwóch projektów) oraz płatne (solo – 1 osoba i nielimitowane projekty, team – nielimitowana liczba osób, nielimitowane projekty). Harvest stawia na zarządzanie czasowe, daje nam do dyspozycji narzędzia do raportowania, możliwość wystawiania faktur, alerty budżetowe, zatwierdzenia list zadaniowych, integrację z ponad 100 aplikacjami (np. xero, basecamp, slack), wersje mobilne, bezpieczeństwo (bank-level security), wsparcie telefoniczne i mailowe.
Nauka obsługi Harvest:
Na ich stronie znajdziemy poradnik w formie wideo.
https://fast.wistia.net/embed/iframe/tkco3vbr9k
Na ich stronie znajdziemy też rozbudowaną pomoc z najważniejszymi informacjami:
https://help.getharvest.com/harvest/
Zoho projects
Adres strony internetowej Zoho projects:
zoho.com/projects
Podstawowe informacje na temat Zoho projects:
Zoho Projects posiada wersję darmową (do 5 osób zaangażowanych, 2 projekty) oraz płatne (standard, express, premium, enterprise). ZP zapewnia zarówno wykresy Gantta, jak i narzędzia do planowania kamieni milowych, współpracy na forum, Wiki, narzędzia do kontroli czasu i produktywności. Ma wersję stacjonarną i mobilną. Pozwala na integrację z takimi aplikacjami jak: Slack, Google, Github, Invoice, Dropbox, ZohoCRM, ZohoDocs. Z ich usług korzystają: Intel, Jaguar, PWC, Timex. W płatnych wersjach wraz ze wzrostem ceny zwiększa się liczba projektów możliwych do realizacji (aż do nielimitowanej), potencjalnych osób korzystających z projektów (do 25, a następnie płatna każda kolejna osoba), liczba dostępnych schematów projektowych, wielkość dołączanych plików i wiele innych cech.
Nauka obsługi Zoho projects:
Na kanale Zoho Projects w serwisie Youtube znajdziemy instruktaż obsługi narzędzia:
https://www.youtube.com/watch?v=p0ESFaJSRS0
Więcej informacji znajdziemy też w help-center na stronie:
https://www.zoho.eu/projects/help/
GanttProject
Adres strony internetowej GanttProject:
ganttproject.biz
Podstawowe informacje na temat GanttProject:
GanttProject jest w całości darmowy. Jak sama nazwa wskazuje, narzędzie to oczywiście posiada wykresy Gantta, a także wykresy zasobów (ludzie, przydzielanie zadań, monitoring realizacji). Program umożliwia eksport danych do pdf, png/jpeg, csv, Microsoft Project oraz import danych z plików csv, Microsoft Project. Współpraca w projekcie możliwa jest z wykorzystaniem serwerów webDAV. GP działa lokalnie, nie wymaga połączenia z Internetem, wymaga jedynie aby na platformie gdzie jest zainstalowany działała Java Runtime.
Nauka obsługi GanttProject:
W serwisie Youtube znajdziemy krótki film z nauką obsługi narzędzia GanttProject:
https://www.youtube.com/watch?v=5rHCSa5ad34
OrangeScrum
Adres strony internetowej OrangeScrum:
orangescrum.com
Podstawowe informacje na temat OrangeScrum:
OS daje możliwość 30-dniowego okresu próbnego do wszystkich płatnych wersji (startup, basic, standard, professional, unlimited users) Podobnie jak w przypadku GanttProject, przy OrangeScrum już z samej nazwy możemy wywnioskować o głównym zagadnieniu do którego przeznaczone jest to narzędzie. OS posiada oczywiście wykresy Gantta, kalendarz, listy zadań, śledzenie czasu, grupy zadaniowe, widok Kanban, wersję mobilną, etc.. Możliwa jest jego integracja z Google Drive i Dropbox, Slack.
Nauka obsługi OrangeScrum:
Obsługi OS możemy nauczyć się z Youtube:
https://www.youtube.com/watch?v=bTyAakCMrnY
Na stronie:
Dużo zasobów pomocnych w nauce obsługi znajdziemy też na stronie ich helpdesku:
http://helpdesk.orangescrum.com/knowledge-base/getting-started-orangescrum/
Freedcamp
Adres strony internetowej Freedcamp:
freedcamp.com
Podstawowe informacje na temat Freedcamp:
Freedcamp ma wersję darmową oraz płatne (minimalist, freelancer, business, enterprise). Wszystkie plany zapewniają możliwość nielimitowanej liczby projektów, zadań, przestrzeni dyskowej oraz osób zarejestrowanych do projektów, to wykresy Gantta, Tablica Kanban, listy zadań, prywatne zadania, kalendarz, dyskusje, wiki, kamienie milowe, śledzenie błędów, śledzenie czasu, komunikacja, etc. Możliwa jest tu integracja z Dropbox, OneDrive, Google Calendar, Google Driver. Umożliwiają nam tworzenie backupów, współpracę z CRM, tworzenie faktur z poziomu programu, etc. Z tego narzędzia korzystają takie firmy jak: airbinb, PayPal, Nike, Google, Apple, Deloitte, Gettyimages.
Co ciekawe, uważają, że są najlepsi na rynku i porównują się z MeisterTask (opisanym w naszym artykule), Trello (https://trello.com/), Bitrix24 (https://www.bitrix24.com/). Więcej o tym porównaniu:
https://blog.freedcamp.com/2017/04/11/free-project-management-software/
Nauka obsługi Freedcamp:
W serwisie Youtube znajdziemy:
Wprowadzenie do Feedcampa z 2018
https://www.youtube.com/watch?v=6S0jb6CnnH0
Webinar z 2014 dla początkujących
https://www.youtube.com/watch?v=6S0jb6CnnH0
Bambam!
Adres strony internetowej Bambam!:
dobambam.com
Podstawowe informacje na temat Bambam!:
Bambam jest narzędziem płatnym, daje możliwość 14-dniowego okresu próbnego. Umożliwia monitoring przepływu zadań, specyfikację zadań (czas potrzebny na realizację, kamienie milowe, etc.), pracę Agile’ową, tworzenie tablic Kanban, Wiki, śledzenie czasu, NewsFeedy, ustalanie poziomu dostępu do danych, backupy, specyficzne dmla: klient, developer, tester, manager, power user, smart news feed, który podobno wie czego potrzebuje grupa, etc.
Nauka obsługi Bambam!:
Na ten moment nie znaleźliśmy samouczka do Bambam na Youtube ani na ich stronie firmowej. Być może jest on tak intuicyjny, że nie wymaga praktycznie żadnego wsparcia. Gdyby ktoś jednak miał informację o takim samouczku, piszcie w komentarzach.
Redmine
Adres strony internetowej Redmine:
redmine.org
Podstawowe informacje na temat Redmine:
Redmine jest narzędziem typu open source i jest darmowy. Podobnie jak wcześniej opisane narzędzia, umożliwia tworzenie Wykresów Gantta, zarządzanie newsami, plikami, dokumentami, Wiki, forum, śledzenie czasu, wspiera zarządzania kilkoma projektami, etc.
Nauka obsługi Redmine:
Na stronie znajdziemy rozbudowany przewodnik po poszczególnych funkcjach Redmine:
http://www.redmine.org/projects/redmine/wiki/Guide
Wrike
Adres strony internetowej Wrike:
https://www.wrike.com/
Podstawowe informacje na temat Wrike:
Wrike ma wersję darmową (do 5 osób) oraz wersje płatne (professional, business, marketers, enterprise). W wersji darmowej umożliwia zarządzanie zadaniami, dzielenie się plikami, integrację z aplikacjami: Salesforce, Google, Microsoft, Adobe, Github, Box, 2GB przestrzeni dyskowej. W wersjach płatnych pojawiają się wykresy Gantta, podziała zadań na podzadania, zaawansowane integracje, możliwość śledzenia czasu, kontrola wideo (video proofing), zwiększone bezpieczeństwo, etc. Korzystają z niego: Google, L’oreal, Hootsuite, Hawaiian Airlines.
Nauka obsługi Wrike:
Na stronie:
https://help.wrike.com/hc/en-us
Webinary:
https://www.wrike.com/webinar/#category=getting_started
-*-
I to już koniec tego krótkiego zestawienia. Mam nadzieję, że będzie dla Was przydatne.
Na zakończenie wspomnę jeszcze, że warto też zaglądnąć na strony takich narzędzi jak 2-plan (http://2-plan.com) z interesującą wersją mobilną i desktopową, TeamWeek (http://teamweek.com) z darmową wersją dla grup do 5 osób (korzystają z niego BuzzFed, Microsoft, Disney, Spotify, National Geographic), czy LiquidPlanner (http://liquidplanner.com) z którego korzystają Bayer, Cisco, czy Daimler. Warto też zaglądnąć na strony Trello (https://trello.com/), Bitrix24 (https://www.bitrix24.com/) z którymi porównuje się Freedcamp.
Podsumowanie
Jak widać istnieje wiele programów zarówno darmowych jak i płatnych, z których możemy korzystać do zarządzania projektami. Większość z nich posiada te same podstawowe możliwości, a różnią się szczegółami. O wyborze możemy zdecydować zaraz na początku projektu lub po przetestowaniu kilku wpisując oczywiście wcześniej ten wybór w projekt jako zadanie do wykonania (póki co na karteczce, w kalendarzu on-line lub w Excelu): 'poszukiwanie odpowiedniego dla grupy narzędzia do zarządzania projektami’. Co jakiś czas możemy weryfikować czy program, który wybraliśmy wciąż spełnia swoje zadania czy raczej zespół projektowy potrzebuje pewnej dodatkowej funkcjonalności oraz gdy będziemy wiedzieli jakich funkcjonalności potrzebujemy (przykładowo, przede wszystkim ważna może być dla nas wersja mobilna, albo moduł raportowania, etc.) – sprawdzić który z programów ma najlepiej tę funkcjonalność rozbudowaną przy zachowanym odpowiednio wysokim poziomie innych funkcjonalności i odpowiedniej dla nas ceny.
Powodzenia w realizacji zadań i dajcie znać jeśli korzystacie z któregoś z opisanych tutaj programów i macie ciekawe spostrzeżenia ich dotyczące lub jeśli korzystacie z innego programu, który nie został uwzględniony w tym skrótowym zestawieniu.
About The Author
